4. La facturation

4.1 Mentions obligatoires sur une facture

• Date d'émission et numéro unique (séquence chronologique sans rupture)
• Identité complète du vendeur et de l'acheteur (raison sociale, adresse, SIREN/SIRET)
• Numéro de TVA intracommunautaire (vendeur, et acheteur si professionnel dans l'UE)
• Désignation précise et quantité des biens ou services
• Prix unitaire HT, taux de TVA applicable, montant total HT et TTC
• Date de livraison ou d'exécution de la prestation si différente de la date de facture
• Conditions de règlement, échéance, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement
• Mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous êtes en franchise en base de TVA

4.2 Délais de paiement

Le délai de paiement légal par défaut entre professionnels est de 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de l'exécution de la prestation. Un délai contractuel peut être négocié jusqu'à 60 jours (ou 45 jours fin de mois) sauf secteurs spécifiques. Tout retard ouvre droit à des pénalités et à l'indemnité forfaitaire de recouvrement.

4.3 La facturation électronique obligatoire

4.4 Enregistrer une facture de vente au quotidien

1. Émission : générez la facture depuis votre logiciel de facturation (idéalement le même outil que celui partagé avec le cabinet) plutôt que depuis un traitement de texte, pour garantir une numérotation automatique et continue.
2. Numérotation sans rupture : la séquence (ex. FA-2026-001, FA-2026-002...) ne doit jamais comporter de trou ni de doublon ; une facture annulée doit faire l'objet d'un avoir, jamais d'une suppression silencieuse.
3. Avoirs et acomptes : un acompte facturé donne lieu à une facture d'acompte avec TVA exigible immédiatement ; une correction donne lieu à un avoir référençant la facture initiale, jamais à une réédition de la facture d'origine.
4. Envoi et suivi : conservez la preuve d'envoi (email, plateforme) et reportez l'échéance dans votre tableau de suivi des encaissements (voir page « Suivi de la trésorerie »).
5. Transmission au cabinet : le cabinet a besoin du fichier ou de l'export de vos factures de vente, généralement via une synchronisation automatique de logiciel à logiciel ou un export périodique — clarifiez le format attendu dès le démarrage de la collaboration.

4.5 Enregistrer une facture d'achat au quotidien

1. Réception : centralisez toutes les factures fournisseurs dans une seule boîte ou un seul outil (boîte mail dédiée, application de scan, espace de dépôt) plutôt que de les laisser dispersées entre emails personnels et papier.
2. Contrôle avant paiement : vérifiez la cohérence entre la facture, le bon de commande éventuel et la livraison ou la prestation réellement reçue (quantités, prix, montant de TVA) avant de valider le règlement.
3. Codification : si votre outil le permet, affectez chaque facture à une catégorie de dépense (fournitures, sous-traitance, loyer, etc.) ; cela facilite le travail du cabinet et améliore la qualité de vos tableaux de suivi internes.
4. Paiement et rapprochement : réglez dans les délais convenus et assurez-vous que chaque paiement bancaire pourra être rapproché sans ambiguïté de la facture correspondante (référence, libellé).
5. Classement : archivez numériquement avec une nomenclature constante (année-mois-fournisseur-numéro) pour pouvoir retrouver une pièce en quelques secondes en cas de contrôle ou de question du cabinet.