6. Notes de frais et dépenses
Une dépense n'est déductible que si elle est justifiée, engagée dans l'intérêt de l'entreprise, et correctement enregistrée.
- Justificatif systématique : ticket, facture ou note détaillée — jamais un simple relevé de carte bancaire.
- Mention de l'objet professionnel : pour les repas et déplacements, notez le motif et les personnes présentes.
- Distinction TVA : la TVA sur certaines dépenses n'est pas récupérable (essence pour véhicule de tourisme à 20 %, cadeaux clients au-delà d'un seuil modeste, réceptions excessives).
- Avances de frais des salariés : remboursez sur la base de justificatifs réels ou de barèmes kilométriques publiés annuellement par l'administration fiscale.
Vigilance : les dépenses personnelles confondues avec les dépenses professionnelles (carte bancaire d'entreprise utilisée à titre privé) compliquent la comptabilité et peuvent être requalifiées en avantage en nature ou en distribution occulte, avec un risque fiscal et social.
6.2 Le circuit de validation d'une note de frais
- Saisie par le salarié ou le dirigeant : photo ou scan du justificatif le jour même de la dépense, via l'application dédiée si l'entreprise en utilise une, avec mention du motif professionnel.
- Vérification : un responsable (le dirigeant, ou un référent désigné) contrôle la cohérence de la dépense avec la politique interne (plafonds de repas, classe de transport autorisée, etc.).
- Validation et remboursement : une fois validée, la note de frais est intégrée au prochain cycle de paie ou de remboursement, avec un délai annoncé à l'avance aux salariés (par exemple : notes de frais du mois remboursées avec la paie du mois suivant).
- Transmission au cabinet : les justificatifs et leur ventilation (catégorie de dépense, TVA) sont transmis selon le même rythme que les autres pièces comptables, pas uniquement en fin d'exercice.
6.3 Barème kilométrique 2026 (indemnisation des trajets en véhicule personnel)
Lorsqu'un salarié ou un dirigeant utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, le remboursement peut s'appuyer sur le barème kilométrique fiscal, reconduit à l'identique en 2026 par rapport à 2025 :
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 € | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 € | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 € | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 € | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 € | d × 0,470 |
« d » représente la distance parcourue en kilomètres sur l'année. Les véhicules 100 % électriques bénéficient d'une majoration de 20 % du montant calculé (hors hybrides rechargeables). Des barèmes distincts existent pour les deux-roues motorisés.
Bon réflexe : faites tenir à chaque utilisateur un relevé de trajets (date, motif, kilomètres) plutôt qu'une estimation globale en fin d'année — c'est ce que demandera l'administration en cas de contrôle.
6.4 Dépenses non ou partiellement déductibles
- Amendes et pénalités (stationnement, infractions routières) : jamais déductibles, même engagées dans le cadre professionnel.
- Dépenses somptuaires : chasse, pêche, résidences de plaisance, yachts — non déductibles sauf objet social direct de l'entreprise.
- Cadeaux d'affaires : déductibles, mais la TVA n'est récupérable que jusqu'à un seuil unitaire modeste fixé chaque année ; au-delà, la TVA reste à la charge de l'entreprise.
- Véhicules de tourisme : la TVA sur l'achat et le carburant n'est en principe pas récupérable (sauf véhicules utilitaires ou affectés à une activité spécifique comme la location ou l'auto-école).
- Frais de réception excessifs au regard de la taille de l'entreprise : peuvent être remis en cause en cas de contrôle s'ils ne sont pas proportionnés à l'activité.